Nuevas tendencias en el desarrollo de Juntas directivas
By: Maria Claudia Gomez #Pymez #ReunionesEfectiva #Reunion
El mundo ha evolucionado y una de
las instituciones con menores cambios en los últimos años son las juntas
directivas. Pese a que son instancias donde se toman las decisiones más
importantes del futuro de las empresas.
En muchas juntas los informes
siguen llegando en papel, las reuniones se realizan con un proyector de
powerpoint como invitado principal y transcurren entre varios momentos de
comida (desayuno, refrigerio, almuerzo, café, galletas…). Por eso lo invito a
que conozca las tendencias que vienen desarrollando algunas juntas directivas
para dinamizar las reuniones del cuerpo directivo de la organización.
1.
Más
virtualidad menos viajes
Poco a poco se ha venido
reconociendo que este es el mecanismo más eficiente y económico para hacer una
reunión de Junta Directiva. El tráfico de las ciudades, la demora en los
vuelos, los tiempos muertos de las reuniones (de parqueo, registro en los
edificios, tiempos de espera previos a la reunión, etc…) hacen que poco a poco
se reconozca que las reuniones virtuales son más eficientes.
2.
Más
datos, menos opiniones
Por otra parte, y con respecto al
“componente” principal de la información, hay grandes cambios. Toda la información que llega a los
directores puede ser accedida directamente por cada director desde su teléfono
en los “sites” con información actualizada, enfocada y dinámica. Mecanismos de
business intelligence, les permite analizar resultados financieros históricos y
predecir de alguna manera los resultados a futuro. De tal manera que no es el
power point, ni las hojas de cálculo, sino herramientas que permiten analizar
desde diferentes perspectivas la información y graficar para que sea más fácil
su interpretación. La información tiene un nodo central, donde se puede “jugar”
con ella, estructurar escenarios y testear hipótesis.
3.
Más calidad
menos cantidad de información
Con ayudas de Inteligencia
Artificial se puede monitorear tendencias de industria, mercado, economía,
factores demográficos, climáticos, políticos, e integrarlos en tiempo real al
proceso de toma de decisión. Estos análisis sustentados en análisis de
interacciones en redes sociales, medios de comunicación, conversaciones online
sobre la marca, permitirá leer los entornos donde se desarrolla el negocio. Esto
permite mejores interacciones con grupos de interés y mejores mecanismos para
administrar riesgos reputacionales y de cumplimiento.
4.
Más construcción
colectiva menos largas presentaciones
Esta misma dinámica de
información hará que la gerencia no tenga que hacer grandes presentaciones,
sino que la mayor parte del tiempo es destinado a discutir, a conversar, a la
construcción colectiva. Se invierte la distribución del Pareto donde
anteriormente el 80% se dedicaba a la presentando y 20% a la discusión. Hoy en
día se dedica el 80% a la construcción colectiva y solo 20% dando pequeñas
explicaciones o resolviendo preguntas sobre los datos que habrán estado a
disposición y debieron ser preparados por los directores previamente. Esto requiere
de mejores “chairmans” que conduzcan y lideren la construcción colectiva.
5.
Más
ayuda de expertos menos suposiciones.
La facilidad de interacción
virtual permite el acceso en tiempo real a expertos externos y ejecutivos. Es
necesario que las juntas tengan la habilidad para reconocer la importancia de
contar con asesores externos, una especie de juego “¿Quién quiere ser
Millonario?” (llamar a un amigo, consultar al público, buscar a un experto)
algunas Juntas en tiempo real pueden nutrir sus conversaciones de manera
eficiente y fluida, sin cortar su propia dinámica de las reuniones.
6.
Alternar
el lugar donde se hacen las reuniones
Normalmente las empresas
programan las reuniones que van a llevar a cabo durante el año (una reunión
mensual, trimestre o semestre) se realizan en sitios diferentes a la sede
principal de la empresa. En otros casos, se define una sala en una universidad,
hotel, club o cualquier lugar distinto de las oficinas de la empresa para
revisar los temas con mayor concentración y profundidad.
7.
Variación
de los tiempos en las reuniones
De acuerdo con la agenda, se puede
alternar las reuniones con una duración máxima unas cortas y otras más largas. Cuando
son reuniones de seguimiento y control a temas claves se programan con 1 o
máximo 2 horas, donde los integrantes deben llevar los informes diseñados de
una manera clara y concisa. Se le asigna un tiempo prestablecido a cada
conferencista, entre 10 y 15 minutos y se asigna un tiempo igual a la discusión
y toma de decisiones, de tal manera que se manejen entre 3 y 4 informes por
hora.
Las reuniones de una mañana
entera o un día son diseñadas con un foco más estratégico.
8.
Invitados
externos a presentar temas nuevos
Además de los temas
tradicionales, invitar a terceros a presentar temas de interés que aporten una
visión diferente, es un ejercicio valioso que ayuda a complementar el punto de
vista de un determinado tema o asunto clave de la empresa, como tendencias del
negocio, cambios legales, impactos de reforma tributaria, o dar conocimiento
adicional a las responsabilidades de un director para que se capaciten en temas
de relevancia, que les ayude a ejercer de manera más efectiva su rol.
9.
Organización
temática de la reunión
Clasificar y presentar por
bloques temáticos en las reuniones de junta los asuntos que son a título
informativo, los de seguimiento y control, y los temas de aprobación, esta
metodología les da a los miembros de una junta la claridad sobre cual rol deben
asumir frente a cada tema presentado en cada reunión.
Bueno espero que este blog haya
sido de su interés y si le gusto por favor síganos y suscríbase
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